Stop met herhalen.
Start met ondernemen.

Aanleiding

Onze klant levert online adviesgesprekken en voorziet medewerkers en HR-afdelingen na elk advies van een persoonlijk rapport. De verwerking van deze rapporten gebeurde handmatig: documenten moesten worden geexporteerd naar PDF, aangepast aan e-maillimieten, voorzien van het juiste taaltemplate en verzonden met de correcte email template en HR-contacten in CC.

Bij een toenemend aantal adviezen leidde dit proces tot extra administratieve belasting en een verhoogde kans op fouten. Onze klant zocht een oplossing om dit proces te automatiseren.

Aanpak

L&T Studio ontwikkelde een geautomatiseerd document- en verzendproces op basis van Google Drive. Afgeronde rapporten worden in een vaste map geplaatst, waarna het systeem periodiek controleert of documenten definitief zijn en klaar voor verwerking.

Zodra een rapport wordt herkend, wordt het automatisch omgezet naar PDF en geanalyseerd. Relevante gegevens zoals naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en taalvoorkeur worden uit het document gehaald. Op basis hiervan wordt een definitieve PDF gegenereerd die geschikt is voor verzending.

Voor de communicatie wordt gebruikgemaakt van centraal beheerde e-mailtemplates per taal. Deze templates worden automatisch gevuld met de juiste gegevens uit het rapport, en verstuurd met de correcte CC-adressen. Om e-mailbeperkingen te voorkomen, worden verzendingen gespreid uitgevoerd. Verwerkte documenten worden geregistreerd zodat dubbele verzendingen worden uitgesloten.

Resultaat

Het proces van rapporten verloopt nu volledig geautomatiseerd. Rapporten worden consistent verwerkt en verzonden in de juiste taal en met de juiste ontvangers. Handmatige handelingen zijn beperkt tot het afronden van het document, terwijl het proces beheersbaar en schaalbaar is ingericht.

Aanleiding

Onze klant gebruikte Calendly om afspraken te organiseren met externe deelnemers. Deze afspraken kunnen worden ingepland, geannuleerd of verplaatst en verschillen in type en tarief. Voor rapportage, opvolging en financiele verwerking was het nodig om alle afspraakgegevens centraal vast te leggen.

In de bestaande situatie werden deze gegevens handmatig uit het planningssysteem gehaald en bijgehouden in spreadsheets. Dit vereiste regelmatige controles om te bepalen welke afspraken relevant waren, welke waren geannuleerd of verplaatst en welke gegevens nog ontbraken. Daarnaast moesten afspraken handmatig worden aangevuld met statusinformatie en financiele gegevens.

Deze werkwijze kostte veel tijd en verhoogde de kans op fouten en onvolledige data.

Aanpak

L&T Studio ontwikkelde een geautomatiseerde workflow die wekelijks alle afspraken uit Calendly ophaalt binnen een vast tijdsvenster. Per afspraak wordt gecontroleerd of deze relevant is voor verwerking. Afspraken die niet van toepassing zijn, zoals gratis of niet-factureerbare afspraken, worden automatisch uitgesloten.

Voor elke geldige afspraak worden aanvullende gegevens opgehaald, zoals deelnemersinformatie, tijdstip, locatie en status. Ook wordt vastgelegd of een afspraak is geannuleerd, verplaatst of als no-show is gemarkeerd. Wanneer een afspraak opnieuw wordt ingepland, wordt deze relatie automatisch herkend en gekoppeld.

Daarnaast verrijkt het systeem elke afspraak met datumvelden zoals week, maand en jaar, en worden prijs- en btw-gegevens automatisch berekend. Alle verwerkte afspraken worden centraal opgeslagen in een spreadsheet die dient als basis voor rapportage en verdere verwerking.

Resultaat

Het verzamelen en verwerken van afspraakgegevens verloopt nu volledig automatisch en consistent. Handmatige invoer en controles zijn niet langer nodig, waardoor fouten zijn verminderd en data altijd actueel is. De organisatie beschikt over een centraal overzicht van alle afspraken en kan deze informatie direct gebruiken voor rapportage, opvolging en financiele processen.